Por: Julio C. Valdés
H.*
Hace 5 meses nos contacto la Lic.
Nancy Mejía, Directora General de la Cámara de Turismo de Guatemala. Ella fue
referida a nosotros por el Buró de Convenciones de Guatemala, organismo que ha
sido nuestro cliente desde el año 2010.
La Lic. Mejía nos comentó que la Cámara a su
cargo organiza anualmente una Exposición Virtual sobre Turismo, y que
pretendían dedicar la edición 2013 al segmento CICE (MICE). Para lo anterior
requerían de una empresa que además de conocer del mercado congresos,
convenciones, exposiciones, viajes de incentivo y eventos en general, fuera
capaz de generar al menos 210 citas de negocios para empresarios turísticos
Guatemaltecos, entre ellos DMCs, Hoteles, Operadores de Congresos, Tour
Operadores y el Buró de Convenciones de Guatemala, ente otros.
Al ser este un proyecto financiado por AL
INVEST, que es un
programa regional de cooperación económica de la Comisión Europea en América
Latina, los compradores deberían ser Europeos, aunque por realizarse el evento a
través de una plataforma en Internet, se estaba consciente de que podrían
entrar compradores de otras partes del mundo.
Las reuniones se
llevarían a cabo a distancia, en tiempo real, mediante una innovadora
plataforma virtual a través de la cual expositores y compradores dialogarían
cara a cara, intercambiarían información y compartirían documentos, folletos y
videos que les ayudarían a despejar cualquier duda sobre las ventajas que
Guatemala ofrece para el desarrollo de eventos.
Conocemos muy bien el producto Guatemala para congresos,
convenciones, exposiciones y viajes de incentivo, y sabemos las grades ventajas
que ofrece para este tipo de eventos. Considerando todas las variables
aceptamos la tarea de colaborar para la Cámara de Turismo de Guatemala,
agradeciendo que nos hayan considerado para este evento.
El proyecto fue retador para un servidor y el
equipo de CAT Consultores, y con el objetivo de generar un mejor resultado
consideramos conveniente involucrar a nuestra empresa filial de Estados Unidos:
GC CAT Connections, LLC.
2 Fueron los retos principales: la diferencia
de 8 horas entre Guatemala y Europa, y la objeción de participar en sesiones de
negocios a distancia, sobre todo en un mercado en el que estamos acostumbrados,
nos gusta y además fomentamos las reuniones cara a cara.
Iniciamos el proyecto conociendo el perfil de las compañías expositoras
y otorgándoles un curso también a distancia, sobre “Cómo obtener el máximo
provecho de su participación en la 3° Expo Virtual de Turismo Guatemala 2013”.
Una vez conocidas las necesidades de los expositores nos dimos a la
tarea de integrar la base de datos de los compradores para este evento. Aprovechando
la ventaja de que contamos con bases de datos de compradores especializados en
el segmento de eventos, integramos fácilmente la información de poco más de
1,000 compradores precalificados, siendo para este caso un 85% de Europa, un
10% de Estados Unidos y Canadá y un 5% de México. Entre los invitados se
encontraron empresas de la talla de Helms Briscoe, MCI, Penguins y Kenes, por
mencionar algunas.
Desarrollamos 3 tipos de invitaciones desde las generales hasta las
personalizadas, y nos apoyamos en nuestro servicio de telemarketing desde
nuestras oficinas en Estados Unidos y México. El evento se llevó a cabo los
días 22 y 23 de mayo de las 5:00 a las 12:00 horas, tiempo de Guatemala.
El equipo que logramos hacer entre los extraordinarios colaboradores de
nuestras empresas y el personal de la Cámara de Turismo de Guatemala, así como
con los desarrolladores de la Plataforma Virtual Germán Acevedo y Karla Cordón,
nos permitió superar la meta: generamos 225 citas de negocios entre 21
empresarios Guatemaltecos y 85 compradores internacionales calificados,
principalmente europeos. En la mesa están actualmente negociaciones por eventos
diversos que sobrepasan los 2 millones de dólares para los próximos 2 años.
No creo que las reuniones virtuales vayan a desplazar a las reuniones
cara a cara, pero después de esta experiencia considero que son una excelente
herramienta que complementa las opciones de hacer negocio en nuestra industria.
Es reconfortante para quienes colaboramos en CAT Consultores y CAT Connections
compartir con Ustedes esta nueva experiencia, sabedores de que luego de estos
formidables encuentros virtuales vendrán cientos de delegados que a través de
diversos eventos disfrutarán ahora sí, cara a cara, de las bellezas que
representan las ciudades de Guatemala y La Antigua.
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