RECINTOS FERIALES EN MEXICO, DE RENTEROS A ORGANIZADORES

(Articulo publicado en Junio del 2004)

La industria de las Ferias y Exposiciones en México es un mercado relativamente nuevo. Aún y cuando existen en nuestro país organizadores y recintos con una antigüedad mayor a 20 años, el crecimiento real se ha dado sólo desde mediados de la década de los años ochenta.

Confirmamos lo anterior al comparar nuestro mercado con el Estadounidense y el Europeo, mismos que podemos decir iniciaron hace más de 80 y 150 años respectivamente.

En la década de los ochenta existía ya CONEXPO León y se inaugura Expo Guadalajara, que son considerados como los pioneros de la industria en cuanto a recintos se refiere. A inicio de los noventa llega Cintermex en Monterrey, y en la misma década se inaugura Expo Chihuahua, World Trede Center de la Ciudad de México y Exhibimex. Del año 2000 a la fecha se inaugura Santa Fe e Hipódromo igualmente en Ciudad de México, así como importantes ampliaciones en Expo Guadalajara y POLIFORUM León (antes CONEXPO), ubicándose éste ultimo como el más grande de México con 45,000 metros cuadrados.

Podemos decir que los espacios para la realización de ferias y exposiciones han crecido en más de un 100% en los últimos 10 años, no así el número de organizadores de este tipo de eventos así como tampoco los eventos mismos. Los pocos organizadores y eventos nuevos se concentran en ciudades tales como México, D. F., Guadalajara, Monterrey y León, por ser estas ciudades las de mayor concentración poblacional y económica del país, entre otros factores.

La situación importante a analizar en este desbalanceado crecimiento de recintos y organizadores, es que mientras el crecimiento de los primeros se está dando en distintas ciudades alrededor de la República Mexicana, los nuevos organizadores y eventos se concentran principalmente en las 4 ciudades mencionadas en el párrafo anterior. Lo anterior lleva a que cada vez más recintos tengan en mente ser sus propios organizadores.

Esta situación no es nueva ni sería privativa de nuestro país, ya que al observar el entorno internacional encontramos recintos feriales que son organizadores de sus propios eventos desde hace varias décadas en distintas partes del mundo.

Del mercado europeo podemos mencionar a España, Holanda y Alemania como países en los que los centros feriales son organizadores a la vez. Referente al primero de ellos hemos podido constatar que ciudades como Madrid y Barcelona, a través de IFEMA y la FIRA respectivamente, producen, organizan y operan sus propios eventos en un 100%.

Sobre Holanda y Alemania hemos podido interactuar con recintos de ciudades como Ámsterdam, Munich y Dusseldorf por mencionar algunos, en dónde los recintos no son sólo organizadores y operadores de sus propios eventos, sino que los exportan a otros países con muestras a través de pabellones de expositores

En el caso de Estados Unidos, el 90% de los centros de exposiciones y ferias se dedican sólo a rentar el espacio. Coincide lo anterior con el hecho de que la totalidad de estos recintos son subsidiados por impuestos como el de hospedaje, así como por aportaciones directas de los gobiernos de las ciudades. El 10% restante son recintos privados, algunos de ellos afiliados a organismos como World Trade Center, teniendo la característica de ser organizadores de al menos el 30% de sus eventos, como es el caso del World Trede Center de Boston.

Volviendo a nuestro país, podemos decir que POLIFORUM fue pionero en la organización de sus propios eventos, principalmente los del calzado. Actualmente organiza y co-organiza alto número de los eventos que integran su calendario anual. En el caso de Monterrey, CINTERMEX creó APEX (Asociación Promotora de Exposiciones) a los 2 años de su inauguración, teniendo como objetivo desarrollar eventos en los giros que aún no habían sido explotados por organizadores independientes. Actualmente APEX cuenta con una importante cartera de eventos en CINTERMEX y tiene planes para realizar eventos fuera de Monterrey.

Por otro lado, World Trade Center de la ciudad de México ha iniciado este camino con propuestas de asociación con organizadores independientes.

Lo relevante de las situaciones expresadas en los últimos 2 párrafos, radica en el hecho de que la organización y co-organización de eventos por parte de recintos, se ha dado en ciudades como México, Monterrey y León, en las que los mercados son atractivos para organizadores locales y de otras ciudades. Esto nos lleva a pensar que ciudades fuera de las 4 mencionadas en a lo largo de este artículo tendrán que desarrollar sus propios organizadores o bien co-organizar y organizar sus propios eventos.

De seguir creciendo el mercado de recintos y de organizadores como lo ha hecho en los últimos 10 años, nuestro pronóstico es que México seguirá los pasos del mercado europeo, en dónde los recintos pasan a ser de renteros, a organizadores.

Tips para incrementar ventas en Ferias y Exposiciones

Quieres vender, aprende a exponer

En 1992 enfrentaba un gran reto como Director Comercial de CINTERMEX: cómo apoyar a los organizadores de exposiciones que nos rentaban espacios para lograr que sus eventos fueran exitosos.

Luego de analizar el reto desde diferentes ópticas, una de las conclusiones a las que llegué fue que aún y cuando el organizador montara una buena exposición y atrajera a un número importante de visitantes, el éxito del evento dependía en gran medida de los expositores.

Posteriormente conocí en un viaje de promoción en la ciudad de Dallas, en el marco de la exposición de NAEM (National Association of Exposition Managers, ahora IAEE), una persona muy querida por muchos de nosotros en el segmento CICE: Robert Dallmeyer. Bob me obsequio un casete en VHS con recomendaciones para exhibir exitosamente. Bob fue mi mentor por varios años. Meses después conocí en la ciudad de México a Marc Goldberg, de quien tomé un extraordinario seminario sobre cómo obtener el máximo provecho de la participación en ferias y exposiciones.

Por otro lado, en mis entrevistas con organizadores de exposiciones me indicaban que era complicado atraer compradores a las exposiciones, ya que no estaban acostumbrados a comprar a través de ellas. Hice un análisis del mercado europeo y norteamericano de las exposiciones y al compararlo con México noté el siguiente dato relevante, mientras que en Europa y Estados Unidos las Exposiciones operaban entre las 10:00 AM y 5:00 PM, en México por lo general iniciaban a las 12:00 ó 1:00 PM y terminaban a las 8:00 PM. Al preguntar el porqué de ese horario a los organizadores de eventos mexicanos la explicación otorgada era que la gente en México acudía a las exposiciones principalmente a la hora de comida o después de salir del trabajo.

Este último dato también fue muy relevante ya que indicaba claramente que los visitantes veían las exposiciones como una actividad adicional o fuera de su horario de trabajo.

Posteriormente me hice de algunos libros de la Asociación de Expositores en Ferias (TSEA por sus siglas en inglés), y finalmente me quedó muy claro que necesitábamos desarrollar la cultura de las ferias y exposiciones, es decir, educarnos, formar y fomentar las ventajas de comprar y vender a través de las exposiciones.

Luego de este análisis decidí desarrollar un proyecto de evento que se llevó a cabo en el año 1993 y que denominamos SyE, Seminario y Exposición. Fue un evento que abordaba 4 temas centrales: organización de exposiciones, organización de convenciones, operación de recintos y participación como expositor en ferias y exposiciones.

Luego de explicarle a nuestra agencia de publicidad que además de atraer organizadores de congresos, convenciones y exposiciones a nuestro recinto a través de un programa de capacitación, deseábamos educar sobre la venta a través de exposiciones, nos propusieron como lema de campaña la frase “quieres vender, aprende a exponer”. Esta frase me encantó ya que expresaba muy bien lo que queríamos lograr.

Tuvimos un programa de conferencias y talleres muy completo en el que participaron personajes de la talla de Don Walter†, Bob Dallmeyer†, Marc Goldberg, Denise Selesnick, Jane Lorimer, Juan Manuel Buendía† y Elena Maribona. Reunimos a más de 300 personas de la república mexicana, principalmente de Monterrey, de las cuales más de 100 eran importantes empresas y corporativos que aunque ya tenían experiencia sobre participación en exposiciones en el extranjero, no habían tomado un programa de capacitación en la materia como el que desarrollamos.

Este fue el primer evento de la industria en México con esta conformación, y su tema central fue la venta a través de las exposiciones. Con SyE contribuimos de manera importante al desarrollo de la cultura de las exposiciones.

Hemos avanzado mucho en la cultura de las ferias y exposiciones, sobre todo en las principales ciudades capitales de nuestro país, aunque aún nos falta que varios eventos abran sus puertas de las 10:00 AM a las 5:00 PM.

Cancún y el Tianguis Turístico, mucho que desaer

Por Julio C. Valdés*

Hace unas semanas se llevó a cabo en Cancún el más importante evento turístico de México: el Tianguis Turístico. Este bello destino recibió a más de 10,000 personas tanto nacionales como extranjeras.

El comentario general en cuanto a realización de negocios entre expositores y visitantes fue muy bueno, es decir, la mayoría comentó que fue un buen evento para negociaciones. Incluyo a nuestro grupo de empresas CAT Consultores, Destinos de México y GCI Grupos y Convenciones Internacionales con un resultado muy positivo.

El reto al que se enfrentó Cancun, en mi opinión y en la de muchos otros con quienes lo comenté, fue la organización como destino anfitrión. Esta parte dejó mucho que desear.

En mi caso, al llegar al aeropuerto opté por rentar un auto. Al comentar al responsable que yo asistía al Tianguis Turístico me extrañó que me dijera que no sabía del evento. Le consulté si no había incrementado la renta de autos y me comentó que no, que estaban igual que en otras temporadas.

Al llegar al hotel City Express pregunté en recepción si me podían decir donde estaba Lacám Center y me respondieron que no sabían, les pregunte por el Tianguis Turístico y me dieron la misma respuesta. Optamos por cambiarnos al Presidente Intercontinental obteniendo una muy buena tarifa. En recepción pregunté que tanta ocupación les estaba generando el Tianguis, y me indicaron que tenían 2 grupos más importantes, pero si sabían del evento.

Descarté por ir al Cóctel de Bienvenida en Xcaret, ya que he asistido en otras ocasiones a eventos de inauguración en este lugar y el espectáculo ha sido el mismo. Los comentarios de quienes asistieron fueron que efectivamente fue el mismo espectáculo, nada nuevo. Tal pareciera que decidieron colocar el Cóctel de Inauguración del Tianguis en un espacio que tenían disponible, en día martes, situación que suena lógico, pero sin ofrecer nada adicional a quienes asistieron. Otros comentarios que recibí fueron en el sentido de que no había señalización ni información de que había alimentos para los asistentes a este cóctel, y que al anunciar después del espectáculo que los autobuses estaban iniciando su salida, pensaron que eso era todo, retirándose del lugar.

Al siguiente día salí del hotel Presidente al Lacám Center y no había suficiente señalización. De hacho había más publicidad de Acapulco 2015 que del destino anfitrión. En la carretera, al la altura del Moon Palace me dio gusto ver un letrero que decía Estacionamiento Tianguis Turístico. Ingresé y se me informó que no era el lugar del estacionamiento, que el Lacám Center estaba a 8 kilómetros más adelante.

Llegué al Lacám Center y me di cuenta que el Centro de Exposiciones eran las bodegas que había visitado hacía un par de años atrás, evaluando un evento. Las bodegas quedaron muy bien montadas para la exposición, no así los salones de las conferencias, que además de no contar con señalización sobre su ubicación estaban en un edificio alterno.

Al salir del Lacám Center el primer día tardé una hora y 20 minutos en sólo abandonar el estacionamiento. No había nadie que apoyara en la salida del estacionamiento, quedando parados por más de media hora y avanzando posteriormente de manera muy lenta. En la salida las máquinas generadoras de energía eléctrica y los equipos de aire acondicionado obstruían un carril vehicular dejando sólo una opción para abandonar el lugar. Al siguiente día lo resolví llegando más temprano y colocando el auto a la salida.

Al parecer el Tianguis Turístico, un evento importante para muchos destinos, no le fue para Cancún. No tuve la oportunidad de estar en Puebla, pero en Puerto Vallarta pude constatar como el destino se preparó para recibirnos, la labor de socialización y concientización sobre el evento en prestadores y en la comunidad local fue muy buena.

Los comentarios adicionales de mis colegas son de que Cancun se vendé sólo, es decir, no requiere un esfuerzo de venta para atraer congresos y convenciones, y tal vez tengan razón y por esta razón subestimaron el Tianguis Turístico. Sin embargo, creo que tendrían una mayor cantidad de eventos con sólo atenderlos bien.

Otro tema que me viene a la mente es por qué el CPTM así como SECTUR Federal, teniendo personas tan preparadas en el segmento de turismo de reuniones, así como con el apoyo de organizaciones como AMPROFEC, AMDEM, AMEREF y los Capítulos Mexicanos de ICCA, IAEE, PCMA y MPI, no eligió a los destinos que reunían los parámetros de la convocatoria original cuando se decidió rotar el evento. Ni Puerto Vallarta ni Cancún reúnen el requisito de contar con un Centro de Exposiciones de 10,000 Metros cuadrados ni Puebla la capacidad hotelera. Para la siguiente convocatoria considero que deben adecuar las bases a la realidad de la mayoría de los destinos mexicanos.

Acapulco tiene la mesa servida, Cancún dejó la vara muy baja, no dudo que el deseo de nuestros amigos acapulqueños de recuperar el evento, y la mala experiencia de Cancún como destino anfitrión, harán que disfrutemos de una gran Tianguis Turístico 2015.

*Julio C. Valdés es Director General de Consultores Asociados en Turismo, SA de CV y de CAT Connections LLC.

Comentarios a julio.valdes@catconsultores.com y  www.catconsultores.com

Trade Shows Virtuales: Caso Guatemala

Por: Julio C. Valdés H.*

Hace 5 meses nos contacto la Lic. Nancy Mejía, Directora General de la Cámara de Turismo de Guatemala. Ella fue referida a nosotros por el Buró de Convenciones de Guatemala, organismo que ha sido nuestro cliente desde el año 2010.

La Lic. Mejía nos comentó que la Cámara a su cargo organiza anualmente una Exposición Virtual sobre Turismo, y que pretendían dedicar la edición 2013 al segmento CICE (MICE). Para lo anterior requerían de una empresa que además de conocer del mercado congresos, convenciones, exposiciones, viajes de incentivo y eventos en general, fuera capaz de generar al menos 210 citas de negocios para empresarios turísticos Guatemaltecos, entre ellos DMCs, Hoteles, Operadores de Congresos, Tour Operadores y el Buró de Convenciones de Guatemala, ente otros.

Al ser este un proyecto financiado por AL INVEST, que es un programa regional de cooperación económica de la Comisión Europea en América Latina, los compradores deberían ser Europeos, aunque por realizarse el evento a través de una plataforma en Internet, se estaba consciente de que podrían entrar compradores de otras partes del mundo.

Las reuniones se llevarían a cabo a distancia, en tiempo real, mediante una innovadora plataforma virtual a través de la cual expositores y compradores dialogarían cara a cara, intercambiarían información y compartirían documentos, folletos y videos que les ayudarían a despejar cualquier duda sobre las ventajas que Guatemala ofrece para el desarrollo de eventos.

Conocemos muy bien el producto Guatemala para congresos, convenciones, exposiciones y viajes de incentivo, y sabemos las grades ventajas que ofrece para este tipo de eventos. Considerando todas las variables aceptamos la tarea de colaborar para la Cámara de Turismo de Guatemala, agradeciendo que nos hayan considerado para este evento.

El proyecto fue retador para un servidor y el equipo de CAT Consultores, y con el objetivo de generar un mejor resultado consideramos conveniente involucrar a nuestra empresa filial de Estados Unidos: GC CAT Connections, LLC.

2 Fueron los retos principales: la diferencia de 8 horas entre Guatemala y Europa, y la objeción de participar en sesiones de negocios a distancia, sobre todo en un mercado en el que estamos acostumbrados, nos gusta y además fomentamos las reuniones cara a cara.

Iniciamos el proyecto conociendo el perfil de las compañías expositoras y otorgándoles un curso también a distancia, sobre “Cómo obtener el máximo provecho de su participación en la 3° Expo Virtual de Turismo Guatemala 2013”.

Una vez conocidas las necesidades de los expositores nos dimos a la tarea de integrar la base de datos de los compradores para este evento. Aprovechando la ventaja de que contamos con bases de datos de compradores especializados en el segmento de eventos, integramos fácilmente la información de poco más de 1,000 compradores precalificados, siendo para este caso un 85% de Europa, un 10% de Estados Unidos y Canadá y un 5% de México. Entre los invitados se encontraron empresas de la talla de Helms Briscoe, MCI, Penguins y Kenes, por mencionar algunas.

Desarrollamos 3 tipos de invitaciones desde las generales hasta las personalizadas, y nos apoyamos en nuestro servicio de telemarketing desde nuestras oficinas en Estados Unidos y México. El evento se llevó a cabo los días 22 y 23 de mayo de las 5:00 a las 12:00 horas, tiempo de Guatemala.

El equipo que logramos hacer entre los extraordinarios colaboradores de nuestras empresas y el personal de la Cámara de Turismo de Guatemala, así como con los desarrolladores de la Plataforma Virtual Germán Acevedo y Karla Cordón, nos permitió superar la meta: generamos 225 citas de negocios entre 21 empresarios Guatemaltecos y 85 compradores internacionales calificados, principalmente europeos. En la mesa están actualmente negociaciones por eventos diversos que sobrepasan los 2 millones de dólares para los próximos 2 años.

No creo que las reuniones virtuales vayan a desplazar a las reuniones cara a cara, pero después de esta experiencia considero que son una excelente herramienta que complementa las opciones de hacer negocio en nuestra industria.

Es reconfortante para quienes colaboramos en CAT Consultores y CAT Connections compartir con Ustedes esta nueva experiencia, sabedores de que luego de estos formidables encuentros virtuales vendrán cientos de delegados que a través de diversos eventos disfrutarán ahora sí, cara a cara, de las bellezas que representan las ciudades de Guatemala y La Antigua.

* Julio C. Valdés H. cuenta con 28 años de experiencia en el área turística y de turismo de reuniones, tanto en el sector público y como en el sector privado. Actualmente es director general de CAT Consultores y es responsable de la atención a negocios internacionales de GC CAT Connections, LLC.